Zeiterfassung im Kleinbetrieb
Die Problematik der Zeiterfassung in kleineren Unternehmen, Arztpraxen und produzierenden Gewerben. Leichterer Einstieg durch günstige Komplettsysteme.
Allgemeines
Man fragt sich natürlich zu recht, warum in einem kleineren Unternehmen überhaupt eine Zeiterfassung notwendig ist. Typische Handwerksbetriebe wie Tischlereien, Schlossereien oder auch KFZ- Reparatur kommen meistens ohne eine solche aus.
Die Mitarbeiter werden ja nach festen Tarifen besoldet und die Arbeit muss gemacht werden. Dafür sorgt dann schon der Meister.
Das kann man so machen und funktioniert in den meisten Fällen ja auch. Ist immer genug Arbeit vorhanden, so werden vermutlich die Mitarbeiter auch immer gut ausgelastet.
Zeiterfassung ist ein Instrument zur Optimierung der internen Abläufe und vor allem ein Mittel, um Kosten im täglichen Ablauf eines Unternehmens einzusparen.
Zeiterfassung
Betrachten wir als erstes den Teil in der Zeiterfassung, der diesem auch den Namen gab, die Erfassung der Arbeitszeiten.
Zuerst müssen wir untersuchen, wie die Arbeitszeiten überhaupt anfallen können:
- Festarbeit
- Gleitzeit
- Schichtarbeit
- Vertrauensarbeit
- Außendienst
- Montage
- Dienstreise
- Schulung
…
Wie man sieht, ist es nicht ganz so einfach, alle Varianten darzustellen. Diese unter einen Hut zu bekommen stellt sich ohne Hilfsmittel noch schwerer dar.
Einstiegspaket in die Zeiterfassung
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Im Idealfall hat ein Unternehmen nur Festarbeit. Nehmen wir einmal eine typische
Schlosserei oder Tischlerei.
So wird in unserem Beispiel montags bis donnerstags von 08:00 Uhr bis 17:00 Uhr, freitags dann von 08:00 Uhr bis 14:30 Uhr gearbeitet. Ergibt, bei eine Stunde Pause je Tag, insgesamt 37,5 Stunden je Woche.
Das ist schön übersichtlich. Einzige Ausnahme ist der Chef. Ach ja und die Reinigungskraft, die Sekretärin, unser Azubi und der Praktikant.
Arbeitszeitmodelle:
- Festarbeit Mo. – Do 08:00 Uhr – 17:00 Uhr
Fr. – 08:00 Uhr – 14:30 Uhr
Pause von 10:00 Uhr – 10:15 Uhr und 12:45 Uhr – 13:30 Uhr
- Teilzeit Mo/Mi/Fr von 09:00 Uhr – 13:00 Uhr, Di/Do 12:00 Uhr – 16:00 Uhr
- Azubi wie Festarbeit außer Donnerstags, da Berufsschule
- Reinigungskraft ab 06:00 nach Aufwand
- Praktikant wie Festarbeit, außer Donnerstags, da Schule
Selbst in diesem einfachen Beispiel ist es wünschenswert, eine Kontrolle über die tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten zu haben!
Problemfälle:
Reinigungskraft
Die Reinigungskraft wird pro Stunde bezahlt. Mal unabhängig davon, wie schnell Sie Ihre Arbeit erledigt, wir brauchen die Stunden zum Monatsende, um diese entsprechend zu bezahlen. Wer schreibt die Stunden auf? Die Reinigungskraft selbst?
Sekretärin:
Die vorgegebenen Zeiten sollen möglichst eingehalten werden. Muss allerdings ein Angebot abgegeben werden, die Bestellung überprüft oder die Abrechnung der Gewerke ins Reine getippt werden, so kann es auch mal zu Abweichungen kommen. Die Zeiten werden abgebummelt.
Wer erfasst die Mehrleistungen?
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Azubi:
Eigentlich soll dieser wie alle anderen eingesetzt werden. Sein Ansprechpartner ist der Meister oder der Vorarbeiter. Also möglichst so einteilen, dass einer der beiden in der Nähe arbeitet. Überstunden soll es nicht geben, also bei der Montage aufpassen.
Ab und an wechselt die Berufsschule. So zum Beispiel jede zweite Woche dienstags und donnerstags. Zweimal im Jahr sogar Blockunterricht.
Mehrarbeit:
Diese soll möglichst gar nicht anfallen. Schon gar nicht mehr als 10 Stunden oder am Wochenende, da es hier ja Zuschläge zu zahlen gäbe.
Fällt Mehrarbeit an, so soll diese abgebummelt werde. Hat der Mitarbeiter allerdings mehr als 40 Stunden Mehrarbeit, so soll alles darüber ausgezahlt werden.
Auch hier, wer erfasst die Zeiten der Mitarbeiter?
Wie wir erkennen, ist es doch ein nette Verwaltungsaufgabe, die Zeiten der Mitarbeiter zu bekommen, monatlich zu addieren, die Abrechnung zu erstellen und die Besonderheiten zu berücksichtigen.
Da kommt es schon mal zu Rückfragen. Da muss auch mal eine Abrechnung korrigiert werden. Hinzu kommen noch die Erfassung und Abrechnung der Urlaubstage, Kranktage und andere Sondertage wie Berufsschule oder das Abbummeln.
Das kostet, nämlich die Zeit Ihrer Sekretärin (also Geld).
In diesem typischen Unternehmen werden so zwischen 10 – 25 Mitarbeiter beschäftigt. Der Aufwand wächst mit der Anzahl der Mitarbeiter und mit der Menge an möglichen Abweichungen.
Nehmen wir mal an, dass dieses Unternehmen auch konstruiert. Es werden also technische Zeichner beschäftigt, eventuell sogar ein Techniker oder gar ein Ingenieur.
Dieser Personenkreis wird wohl eher in Gleitzeit beschäftig. Ein tolles Instrument, können doch die Mitarbeiter je nach Arbeitsaufwand Ihre Arbeitszeiten in gewissen Rahmen selbst festlegen.
Neues Arbeitszeitmodell:
- Gleitzeit Mo – Do 07:00 Uhr bis 09:00 Uhr kommen
Mo – Do 16:00 Uhr bis 18:00 Uhr gehen
Fr – 08:00 Uhr bis 10:00 Uhr kommen
Fr – 14:30 Uhr bis 16:30 Uhr gehen
Einstiegspaket Biometrie
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Nun wird’s lustig für unsere Personalzeitabrechnung. Wer erfasst, wann wer kam bzw. ging?
Spätestens jetzt wird klar, dass eine elektronische Ermittlung der Arbeitszeitdaten für jeden nur Vorteile bringt.
Nur Vorteile? Warum ist die Zeiterfassung so ein ungeliebtes Instrument? Regelmäßig machen Mitarbeiter, Betriebsrat und/oder Chef erst einmal eine riesige Welle:.
- brauchen wir das überhaupt? Ging doch bisher auch
- Immer mehr Kontrolle, man wird ja richtig überwacht
- Was das wieder kostet, und benutzen tut ja auch keiner
.. und andere nette Aussagen zum Thema
Nehmen wir doch mal den Fall, es kommt zu Überstunden. Einer der Mitarbeiter fällt hierbei mit besonderem Fleiß auf. Nun hat dieser Mitarbeiter ein Problem, er muss glaubhaft seine Stunden präsentieren.
Ein anderer kommt öfter nicht zu seinen Pausen, Vielleicht weil er nicht pünktlich den Hammer fallen lassen kann. Nun kommt es aber immer wieder zu Frotzeleien wie „Na schon wieder Pause?“ oder „ Nichts zu tun oder was?“ oder „So gut möchte ich es auch mal haben!“. Das kann nerven und macht den Mitarbeiter sauer.
Mit einer Zeiterfassung ist diesen Sticheleien zumindest die Grundlage entzogen. Der Mitarbeiter muss sich nicht rechtfertigen, Misstrauen kommt gar nicht erst auf.
Sie glauben, bis hier war es schon ganz nett kompliziert? Nix da, jetzt geht es erst richtig los!
Schlimmer Fall Arztpraxis oder Tankstelle.
Hier treffen Festarbeit, Gleitzeit, Teilzeitarbeit, Azubi ebenso zu wie im vorgenannten Beispiel. Erschwerend kommt aber noch die Schicht hinzu!
Die Praxis ist in der Regel über einen längeren Zeitraum geöffnet, als ein Regelarbeitstag abdecken kann. Natürlich ist den Mitarbeitern nicht zuzumuten, dass regelmäßig Überstunden anfallen. Also muss ein Schichtplan her.
Neues Arbeitszeitmodell:
- Festarbeit1 Mo-Fr 06:45 Uhr – 13:30 Uhr
- Festarbeit2 Mo/Di/Do/Fr 14:15 Uhr – 18:00 Uhr
Typische Arbeitszeit je Woche soll sein 40 Stunden. Mögen Sie mal den Plan für 10 Arzthelferinnen aufstellen? Voraussetzung je Schicht mindestens vier Arzthelfer(innen), davon eine mit Spritzenschein, eine für Labor, eine…
Hier geht es also richtig zur Sache! Eine Gemeinschaftspraxis ist dann entsprechend wilder in der Erfassung, Nacherfassung, Abrechnung, Planung, Urlaubsverwaltung…
Und weil es immer noch nicht reicht: die Nachtschicht. Das obige Schichtmodell können wir nicht für die Tankstelle übernehmen. 24 Stunden jeden Tag der Woche und an Feiertagen bringen uns außer der Planungsprobleme auch noch die Zuschläge.
Zuschläge
In der Zeiterfassung werden Arbeitszeiten zu ungewöhnlichen Zeiten wie nachts oder Arbeitszeiten an Feiertagen und Sonntagen mit Zuschlägen belegt. Diese Zuschläge werden in Prozent zur tatsächlichen Zeit errechnet und der Arbeitszeit aufgeschlagen.
Damit das nicht so einfach ist, gibt es für verschiedene Zeiten auch verschiedene Zuschläge. So ist Sonntagnacht mehr wert als ein Wochentag.
Hier sehen Sie ein Beispiel aus der Praxis. Natürlich sind Pausen nicht mit Zuschlag zu versehen. Aufpassen muss man beim Wechsel von einer Zuschlagszone in die nächste. Ich glaube wir sind uns einig, diese Aufgaben sollte unser Computer erledigen!
Hiermit soll die Ausarbeitung der Zeiterfassung in Kleinbetrieben erst einmal beendet werden. Selbstverständlich gibt es noch weitere Probleme, welche auch in kleineren Unternehmen auftreten. So zum Beispiel die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Pausen, der Nachweis, dass der Unfall auf einem Dienstgang passiert ist und anders.
Demnächst folgt eine Ausarbeitung über die Probleme in der Gastronomie. Abrechnung auf Stundenbasis, besetzen der Stationen, Qualitätssicherung und mehr.
Und nicht vergessen: Unsere Komplettsysteme erleichtern Ihnen den Einstieg in Ihre Zeiterfassung
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In der Quintessenz war jedenfalls zu erkennen, dass eine elektronische Zeiterfassung mit EDV- gestützter Auswertung und Abrechnung in einem modernen Unternehmen einfach zum Standard gehört.
Eine wirtschaftliche Betrachtung anhand einer Studie finden Sie in unserer Ausarbeitung „Zeiterfassung – warum?“.
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